In questi giorni si è molto parlato e scritto di “Smart Working” o “Lavoro Agile” e l’accesso a questa modalità di lavoro è stato regolamentato dai Decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri per consentirne un uso a carattere emergenziale. Per la durata dell’emergenza da Corona Virus, i datori di lavoro in tutto il territorio nazionale possono applicare lo smart working anche in assenza di accordi individuali.
Fino ad ora, per avviare lo smart working, era necessario firmare un accordo individuale dipendente – azienda, che andava poi caricato nel sistema delle comunicazioni obbligatorie. Oggi non è più necessario. Basta una lettera dell’azienda in cui si danno indicazioni al dipendente su come tutelare anche a casa la propria salute e sicurezza. Questa procedura agevolata è autorizzata fino alla durata dell’emergenza.
Di seguito presentiamo pochi e semplici comportamenti per un efficace Smart Working.
- Chi ha ruoli di coordinamento definisca e comunichi chiaramente i compiti. Con lo smartwork l’attività di comunicazione, coordinamento, motivazione e pianificazione dei tempi da parte dei responsabili deve essere pianificata e non va data per scontata.
- Chi ha ruoli operativi tenga costantemente informato il responsabile sulle proprie attività. Chi lavora da casa deve dare feedback e cercare feedback. Funziona il mio metodo di lavoro? Devo cambiare obiettivo, strategia? Quali tempi ho? Quali strumenti posso utilizzare?
- Il dipendente può utilizzare anche il proprio computer. Spetta alle aziende mettere a disposizione gli strumenti di lavoro, ma se questo non fosse possibile, i dipendenti possono utilizzare il proprio computer, ipad o laptop.
- Attivare subito un calendario condiviso. E’ necessario attivare piattaforme efficienti di collaborazione, come un calendario condiviso sulle quali annotare ad esempio appuntamenti e contatti di ciascun operatore. Si tratta di calendari gratuiti online.
- Incontri faccia a faccia, anche da lontano. Utile e semplice attivare chiamate video con Facetime, con Skipe for business (Microsoft) , Meet o Hang out (di Google per chi ha account gmail). I gruppi chat su Whatsupp possono attivare chiamate video. Facile anche attivare conference call.
- Condividere documenti di lavoro. La trasmissione di documenti via mail è già uso comune. Si può anche lavorare insieme sullo stesso documento caricandolo sul proprio spazio di archiviazione per poi condividerlo con i colleghi e invitandoli a collaborare.
L’introduzione di un piano di smart working nelle aziende necessità però interventi più strutturali di quanto le aziende non stiano sperimentando in questi giorni, perché non si può ridurre questa esperienza al “lavorare da casa”. Per rendere lo Smart Working uno strumento utilizzabile sempre, anche dopo l’allarme di questi giorni, contattateci. Dal 2 aprile 2020, in Regione Lombardia, è possibile richiedere un voucher per finanziare l’attuazione di un progetto pilota di lavoro agile.